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A pandemia impôs diversas mudanças e quebrou muitos paradigmas no mundo dos negócios. Se antes muitas empresas nem consideravam o home office como uma opção válida de modelo de trabalho, hoje muitas já estão entregando seus escritórios e contando com um time totalmente remoto ou em modelo híbrido, com alguns dias de atuação no escritório e alguns dias em casa. Mas antes de decretar qualquer mudança na sua organização, é importante ficar atento a alguns pontos, tanto em relação à própria cultura da empresa quanto ao que diz a legislação trabalhista sobre o home office. Em 2020, por conta da necessidade de distanciamento social para controlar a disseminação do coronavírus, o governo aprovou uma série de medidas provisórias para facilitar a alteração do regime de trabalho presencial para o home office. Porém, muitas dessas MPs não viraram leis e deixaram de valer, então os empregadores precisam seguir as regras da reforma trabalhista, que foram providas pela Lei 13467/2017 na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

É interessante ressaltar que o home office é uma modalidade do teletrabalho já prevista em lei desde 2017. Nele, não necessariamente o colaborador presta serviços de casa, já que a única coisa que é exigida são equipamentos e sistemas tecnológicos (como computador, celular e uma boa conexão de internet). Então, o home office é quando o colaborador trabalha de seu domicílio, enquanto no trabalho a distância ele pode estar de qualquer lugar do mundo, não restrito ao lar.

Equipamentos e ergonomia: preciso fornecer?

No home office, a primeira questão importante é sobre os equipamentos que o funcionário precisará para realizar seu trabalho. Ainda no começo da pandemia, o governo aprovou a MP 297, que previa que o empregador poderia estabelecer o home office sem uma negociação prévia por conta do estado de calamidade pública do país, e a empresa deveria ser responsável por providenciar os equipamentos caso o funcionário não tivesse a estrutura necessária em casa. A medida já perdeu a validade, mas a norma segue: se o regime de teletrabalho for imposto pela empresa, ela precisa fornecer todo o material necessário, e não pode cobrar por eles ou descontar de parte do salário. O equipamento fica em uma espécie de comodato, e caso o colaborador seja desligado da empresa, ele precisa devolver. Já se for uma opção do trabalhador, a empresa pode exigir que ele tenha os materiais adequados em casa, ou negociar para emprestar os da organização. O funcionário também pode optar por não pegar os equipamentos da empresa caso não sinta necessidade e tenha tudo que precisa para trabalhar em casa. Aqui vale sempre o bom-senso: o colaborador pode pegar uma cadeira do escritório, mas trabalhar com o próprio computador, por exemplo. A negociação é sempre uma possibilidade, e é importante que o que ficou acordado esteja descrito em contrato.

A ergonomia também é um ponto grande de atenção. As empresas precisam seguir normas regulamentadoras de ambientes seguros e sem ruídos externos, então também é importante garantir isso para o funcionário em casa. Uma opção, por exemplo, é ter uma companhia de segurança do trabalho para fazer a avaliação e checar se o ambiente doméstico é adequado para o trabalho. Também é bastante válido manter (ou implementar) a ginástica laboral de forma remota, para promover o bem-estar e engajar os colaboradores mesmo à distância. No começo, foi necessário ter uma adaptação muito rápida ao home office, e muitas pessoas acabaram tendo que trabalhar do quarto ou da mesa da cozinha. Agora, com mais tempo, é necessário pensar na estrutura do ambiente em prol da saúde e da qualidade de vida do trabalhador.

Meu colaborador precisa continuar batendo ponto?

Sobre a jornada de trabalho, existem duas possibilidades: dispensar o controle de ponto ou mantê-lo de forma remota. Para as empresas que seguirem com o ponto, continua valendo o que já está determinado nos artigos 58 e 59 da CLT: o limite diário de horas trabalhadas deve ser de 8 horas (a menos que outro limite tenha sido expressamente definido e acordado), com possibilidade de realização de no máximo 2 horas extras por dia. A remuneração por essas horas extras podem ser pagas (sendo pelo menos 50% superior à hora normal de trabalho) ou abatidas de um banco de horas. Já se a empresa optar por não fazer o controle de ponto, o funcionário não tem direito a horas extras nem adicional noturno.

Independente do sistema escolhido, as organizações devem respeitar os intervalos de almoço, pausas e de descanso entre um dia e outro, e ter um cronograma de horário bem definido com seus colaboradores. O turno de trabalho, inclusive, pode ser negociado com os funcionários de acordo com as necessidades específicas de cada um (pessoas com filhos, por exemplo, podem precisar de mais pausas ou de um horário alternativo), sempre respeitando o que está previsto em lei. À distância, é ainda mais importante ter um bom planejamento, uma rotina bem estabelecida e ferramentas para acompanhar as tarefas do empregado.

Preciso continuar fornecendo VT? E VR?

Em relação ao vale transporte, continua valendo apenas para o modelo presencial e híbrido. No caso do híbrido, é preciso estipular quantos dias o colaborador vai trabalhar na empresa para que ele receba referente a esses dias. É descontado do funcionário o valor das passagens ou 6% do salário, o que for menor dependendo da quantidade de passagens que ele precisa para chegar ao trabalho.

Já sobre o vale refeição, não é previsto em lei pela CLT. Mas caso o colaborador já receba, é ideal que seja mantido ou que seja feita a opção de troca do benefício (de refeição para alimentação, por exemplo, para que seja possível usar em mercados). Outra boa prática é pensar em parceiros que tenham uma amplitude maior desse benefício. Algumas empresas já oferecem a possibilidade de transformar o cartão alimentação em um cartão de crédito, para que o colaborador possa usar em mais estabelecimentos e de acordo com sua preferência. Para as organizações que oferecem refeição em refeitório, é preciso negociar um pagamento referente, principalmente em casos onde a alimentação é estabelecida pelos sindicatos. Existem algumas convenções coletivas que a organização precisa pagar a refeição, e se estiver estabelecido pelo sindicato do trabalhador, é necessário seguir fornecendo.

E como fica a gestão de pessoas?

Por fim, é importante estabelecer o mecanismo oficial de comunicação da empresa com os colaboradores e criar uma cartilha com práticas bem definidas, principalmente para os casos onde os funcionários não têm horário fixo. Assim fica mais fácil evitar problemas de informações cruzadas (mandar um pedido pelo WhatsApp e responder pelo e-mail, por exemplo), de possíveis inconvenientes (se o funcionário estiver no momento de pausa, o gestor precisa saber) e de sobrecarga de trabalho. Também é preciso manter uma comunicação com pesos iguais para quem está em casa e para quem está presencial, para que os que estão longe não se sintam mais distantes. No teletrabalho, a gestão de pessoas é ainda mais essencial para manter os colaboradores engajados.

No mais, vale a regra da negociação. O grande gancho para o trabalho a distância é a proximidade dos líderes com os funcionários, percebendo se a jornada de trabalho está além do normal, se existe algum período do dia mais complicado para trabalhar, se as entregas e o engajamento estão diminuindo. Estabelecer rotinas claras e ter combinados claros é a melhor forma de gerenciar a equipe. Não esqueça que manter seus colaboradores engajados, produtivos e saudáveis mental e fisicamente é o primeiro passo para o sucesso da empresa.