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A escolha do sistema de informações de uma empresa é algo extremamente importante e estratégico para o crescimento dos negócios. Portanto, a decisão deve ser tomada com o máximo cuidado, tendo como base informações de qualidade e referências de mercado.

Mas, no dia a dia, o que vemos são empresas, principalmente de pequeno e médio porte, passando por grandes apuros na hora de buscar e decidir por um sistema de informações que possa atender às demandas e contribuir, significativamente, para o crescimento do negócio.

O primeiro erro cometido por essas empresas é esperarem estar próximas do colapso para iniciar a busca por um fornecedor. Geralmente, os motivos são recursos insuficientes e informações inconsistentes ou limitadas. Pressionada pelos clientes e equipe, a empresa se vê obrigada a decidir rápido e faz a busca apoiada em critérios superficiais, usando indicações de conhecidos ou da internet.

No caso da pequena e média empresa, o mais comum é que o processo selecione um fornecedor mais maduro e estruturado e outro que apresentou valores mais atraentes.

Para conquistar um novo cliente, cada fornecedor usará seus argumentos. As ofertas vão desde o “não temos, mas podemos desenvolver”, até os que realmente possuem recursos maduros e aderentes ao negócio em questão.

As propostas também seguem estes dois extremos. De um lado a empresa que precisa do cliente de qualquer maneira e aposta em valores mais baixos para recuperar depois. Do outro a empresa com proposta de trabalho profissional, com um cronograma, metodologia, conhecimento do negócio e maturidade do produto.

Na hora da proposta comercial, a primeira apresentará uma sedutoramente baixa e que caberá facilmente no orçamento do cliente. Já a segunda irá assustar e, embora o cliente tenha se encantado com as perspectivas apresentadas, acabará caindo no clássico: ‘o sistema de vocês é maravilhoso, mas está muito fora do que podemos investir agora... ainda não é para nós’. E cai na armadilha de optar pela solução mais barata, acreditando estar dando ‘um passo de cada vez’.

O resultado desta decisão invariavelmente é o mesmo: o fornecedor não especializado, sem estrutura, recursos ou metodologia para dar aderência a seu produto, faz o melhor que pode, tenta adaptar o sistema às diversas demandas não atendidas.

No final, estas mexidas apenas desestabilizam, ainda mais, os recursos já insuficientes e a empresa fica refém das tentativas e erros do programador, expondo ao mercado sua infeliz decisão, com vários erros que estressam a equipe e mancham sua imagem junto aos clientes.

Além de contabilizar suas perdas e constatar que elas já superam em muito a diferença de valores entre os dois sistemas, o que mais preocupa é perceber que estes problemas podem voltar a acontecer a qualquer momento e que as evoluções esperadas e prometidas não virão.

Esse cenário tenso e inseguro faz com que a empresa volte a procurar o fornecedor ‘mais caro’ e pedir uma solução com urgência. Costumam pedir também uma ajuda na proposta, pois ‘tiveram muito prejuízo com a escolha anterior’ (incrível, não?).

Ou seja, dar ‘um passo de cada vez’, considerar que ‘ainda não é para nós’ ou outras justificativas clássicas que o levem a optar pela alternativa mais barata, no caso de uma escolha de algo tão importante quanto o sistema de informações da empresa, pode ser um grande equívoco, que trará perdas muito maiores do que qualquer economia no investimento.

Quando falamos na escolha de um sistema de informações, não existem milagres. As soluções mais completas, aderentes ao seu negócio e com o apoio de uma equipe profissional, custam mais. No entanto, o retorno será garantido e num prazo muito menor.

A dica final ao empresário é: antecipe-se ao colapso, envolva as pessoas chaves de sua equipe no processo de escolha e busque a melhor solução. Aquela que realmente atenderá as necessidades do seu negócio e do mercado. Ela, certamente, se pagará mais rapidamente do que parece e evitará investimentos extras e desnecessários.